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Como fazer uma boa comunicação de evento

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Definição de comunicação de eventos

Vejamos em pormenor em que consiste realmente esta técnica, através dos seus problemas e exemplos de aplicação.

 

O que significa comunicação de eventos?

A comunicação é uma ação que visa transmitir informação a um alvo. Em comparação com uma troca, a sua definição ao nível de uma empresa é mais específica. Com efeito, inclui um conjunto de técnicas destinadas a melhorar a sua notoriedade, incluindo a utilização de publicidade ou patrocínio.

 

A comunicação de eventos é uma estratégia de comunicação que utiliza as mesmas técnicas. No entanto, este tipo de marketing favorece a organização de projetos de eventos, que são bastante únicos. O objetivo é captar uma determinada audiência.

 

Por outras palavras, esta estratégia refere-se a um instrumento de comunicação não mediático utilizado por uma estrutura (empresa ou instituição) e destinado a um profissional ou a um indivíduo, mas também a um cliente ou consumidor. Pode ser utilizado tanto interna como externamente (aos empregados ou à imprensa).

 

A sua ação é breve, uma vez que tem um impacto na memorização do alvo.

 

Quais são os objetivos da comunicação de eventos?

 

Os principais objetivos da comunicação de eventos são os seguintes:

  • para promover uma marca, um produto, um sinal;
  • para atrair um alvo, seja para sensibilizar, informar ou criar uma necessidade;
  • para melhorar a notoriedade da empresa ou instituição;
  • obter cobertura de imprensa.

 

Deve estudar rigorosamente a sua comunicação de eventos para não sofrer perdas financeiras significativas de investimento.

 

A nível interno, o trabalho consiste em informar, reter e motivar todo o pessoal.

 

O público alvo deve ser determinado com antecedência e deve participar ativamente no evento. Daí a necessidade de se concentrar no aspeto espetacular do evento.

 

Que tipos de eventos estão envolvidos?

Um evento é normalmente organizado por uma agência de eventos. Este é capaz de oferecer um serviço completo.

Há dois tipos de eventos:

  • eventos profissionais: colóquios, feiras, congressos, festas de empresas, passeios, dias de portas abertas, etc. ; 
  • eventos especiais: aniversários, casamentos, batizados, etc.

 

As agências especializaram-se em campos específicos, a fim de oferecer um serviço personalizado. O organizador do casamento é, por exemplo, dedicado ao planeamento de casamentos, enquanto a agência digital trabalha apenas no ambiente web. Uma agência de comunicação está subdividida em vários ramos, incluindo uma equipa de vendas, uma equipa de marketing, uma equipa de comunicação, um gestor de projetos de eventos, etc.

 

Dentro de uma empresa, a organização destes eventos é da responsabilidade dos serviços de comunicação, do departamento de marketing da empresa ou instituição em causa.

 

Técnicas de comunicação de eventos

 

Patrocínio e organização de eventos são as duas principais técnicas em que se baseia a comunicação de eventos. O seu sucesso segue uma carta bem definida.

 

Patrocínio ao serviço de eventos

Esta técnica refere-se a um apoio financeiro ou material para um evento e oferecido pela sua empresa, sempre com o objetivo de melhorar a sua notoriedade.

 

Geralmente, o conceito é aplicado durante eventos culturais e desportivos. Na maioria das vezes é uma doação a uma associação ou organização. Em troca do seu serviço, tem a oportunidade de promover os seus produtos ou serviços a fim de reforçar a sua imagem de marca.

 

A contribuição dos meios de comunicação social deste tipo de eventos desempenha um papel importante no impacto sobre os ouvintes e espectadores.

 

O método para destacar o seu patrocínio é o seguinte:

  • insira o seu logotipo nos bilhetes, cartazes ou folhetos do evento;
  • ter um stand durante o evento;
  • distribuir os seus bens;
  • organizar concursos.

Existem muitas técnicas para reforçar este tipo de parceria, a fim de alargar o seu impacto.

 

Serviços durante os eventos

Aqui estão as tarefas confiadas a uma agência de eventos:

  • elaboração de especificações a fim de determinar os objetivos e as necessidades do cliente;
  • criar as ferramentas apropriadas;
  • criar materiais de marketing;
  • para procurar um salão de receção e prestadores de serviços;
  • realizar um acompanhamento, mas também fornecer feedback.

Do ponto de vista dos próprios serviços, assegura:

  • a gestão de campanhas publicitárias;
  • a organização do evento;
  • negociação com as várias partes envolvidas;
  • a elaboração de uma estimativa provisória;
  • conselhos e sugestões;
  • web marketing, etc.

Em termos de comunicação digital, o foco está em todos os eventos da web, tais como promoção de vendas ou lançamento de produtos.

 

O que é que este tipo de comunicação lhe traz

No final, a comunicação de eventos é acima de tudo uma estratégia para otimizar o alcance de uma mensagem a uma clientela perfeitamente orientada.

 

Difere dos canais tradicionais graças às seguintes vantagens:

  • Segmentar eficazmente o público alvo de acordo com as suas características e interesses específicos;
  • desenvolvendo o contacto humano;
  • criando uma ligação emocional com a marca;
  • permitindo que a mensagem tenha uma maior abertura;
  • para que as pessoas descubram um produto.

Em termos simples, esta comunicação resolve um problema, quer se trate de uma questão de marketing, comercial ou social.

Além disso, ao utilizar uma agência de comunicação de eventos, beneficia de:

  • um serviço de alta qualidade que lhe proporciona um forte valor acrescentado;
  • um serviço feito à medida das suas expectativas e adaptado ao contexto;
  • um plano de contingência no caso de um problema de última hora relacionado com o evento organizado.

Pode confiar num profissional da área, que se encarregará de todas as facetas da sua comunicação empresarial.

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